n8n Workflow Automation Fundamentals | MinAI Learning

Tổng quan

1/13•30 phút

Đang tải...

n8n Workflow Automation Fundamentals

Học cách tự động hóa công việc với n8n - công cụ automation mạnh mẽ và miễn phí

🎯 Mục tiêu bài học

TB5 min

Bài học tổng quan về n8n — nền tảng workflow automation mã nguồn mở, giúp bạn tự động hóa công việc hiệu quả.

Sau bài này, bạn sẽ:

Hiểu n8n là gì và tại sao chọn n8n
Nắm được Core Concepts: Nodes, Workflows, Expressions
Tạo workflow đầu tiên (Gmail → Google Sheets)
Hiểu best practices và deployment options

💎 Expert Lens: automation bền vững từ ngày đầu

Process stability: chỉ tự động hóa quy trình đã ổn định, tránh automate quy trình đang thay đổi liên tục.
Failure cost: đo trước chi phí khi workflow lỗi (mất dữ liệu, gửi nhầm, trễ SLA).
Ownership model: mỗi workflow cần owner chịu trách nhiệm vận hành và cải tiến.

Checkpoint

n8n là gì và nó thuộc loại phần mềm nào?

Task 0

📖 n8n là gì?

TB5 min

1. n8n là gì?

n8n (n-eight-n) là workflow automation platform mã nguồn mở cho phép bạn kết nối các apps và services để tự động hóa công việc không cần code.

1.1 Tại sao chọn n8n?

Tính năng	n8n	Zapier	Make (Integromat)

Task 1

Tiếp: Workflow Automation Là Gì?

🧩 Khái Niệm Cốt Lõi

TB5 min

2. Khái Niệm Cốt Lõi n8n

2.1 Cấu Trúc Workflow

Ví dụ

1Workflow = Nodes + Connections + Data Flow
2 
3Trigger → Action 1 → Action 2 → ... → Final Action

Components:

Trigger Node: Bắt đầu workflow (webhook, schedule, manual)
Action Nodes: Thực hiện tasks (API calls, transformations)
Connections: Luồng dữ liệu giữa nodes
Expressions: Logic và data manipulation

2.2 Các Loại Node

1. Trigger Nodes:

JavaScript

1// Schedule Trigger - Chạy định kỳ
2- Cron: "0 9 * * 1-5"  // 9am weekdays
3- Interval: Every 1 hour
4
5// Webhook Trigger - HTTP endpoint
6- POST https://n8n.domain.com/webhook/abc123
7- Nhận data từ forms, APIs, apps
8
9// Manual Trigger - Chạy thủ công
10- Test workflows
11- One-time executions

2. Data Nodes:

JavaScript

1// Google Sheets - Read/write spreadsheets
2- Get rows, update cells
3- Append new data
4
5// Database - SQL operations
6- MySQL, PostgreSQL, MongoDB
7- SELECT, INSERT, UPDATE
8
9// HTTP Request - Call any API
10- GET, POST, PUT, DELETE
11- Authentication: API key, OAuth

3. Logic Nodes:

JavaScript

1// IF - Conditional branching
2if ({{ $json.amount > 1000 }}) {
3  → High value path
4} else {
5  → Low value path
6}
7
8// Switch - Multiple conditions
9switch ({{ $json.category }}) {
10  case "urgent": → Path A
11  case "normal": → Path B
12  default: → Path C
13}
14
15// Merge - Combine data streams

Checkpoint

Kể 3 loại Node Types chính trong n8n và cho ví dụ cho mỗi loại.

Task 2

🔨 Thực Hành: Workflow Đầu Tiên

TB5 min

3. Thực Hành: Workflow Đầu Tiên

3.1 Gmail Đến Google Sheets

Objective: Tự động lưu emails quan trọng vào spreadsheet

Workflow:

Ví dụ

1Gmail Trigger (new emails with label "Important")
2→ Extract data (sender, subject, date, body)
3→ Google Sheets (append row)
4→ Gmail (mark as read)

Implementation:

Step 1: Gmail Trigger

JavaScript

1// Gmail Trigger Node settings
2Label: "Important"
3Poll Interval: Every 5 minutes
4Simple: false  // Get full email data

Step 2: Set Node (Data extraction)

JavaScript

1{
2  "sender": "={{ $json.from.text }}",
3  "subject": "={{ $json.subject }}",
4  "date": "={{ $json.date }}",
5  "preview": "={{ $json.textPlain.slice(0, 200) }}",
6  "url": "={{ $json.webLink }}"
7}

Step 3: Google Sheets

JavaScript

1Operation: Append
2Spreadsheet: "Email Tracker"
3Sheet: "Important Emails"
4Columns: sender, subject, date, preview, url

Step 4: Gmail (mark as read)

JavaScript

1Operation: Update
2Message ID: "={{ $node['Gmail Trigger'].json.id }}"
3Label: Remove "UNREAD"

Checkpoint

Workflow Gmail to Sheet cần bao nhiêu nodes? Liệt kê vai trò từng node.

Task 3

📊 Làm Việc Với Dữ Liệu

TB5 min

4. Làm Việc Với Dữ Liệu

4.1 Biểu Thức & Biến

Access node data:

JavaScript

1// Current node data
2{{ $json.fieldName }}
3
4// Previous node data
5{{ $node["Node Name"].json.field }}
6
7// All items
8{{ $items }}
9
10// Item index
11{{ $itemIndex }}

Common operations:

JavaScript

1// String manipulation
2{{ $json.email.toLowerCase() }}
3{{ $json.name.split(' ')[0] }}  // First name
4
5// Math
6{{ $json.price * 1.1 }}  // +10% tax
7
8// Date
9{{ new Date($json.timestamp).toLocaleDateString() }}
10
11// Conditional
12{{ $json.status === "active" ? "✅" : "❌" }}

4.2 Chuyển Đổi Dữ Liệu

Code Node (JavaScript):

JavaScript

1// Example: Calculate total from items
2let total = 0;
3
4for (const item of $input.all()) {
5  total += item.json.amount;
6}
7
8return {
9  totalAmount: total,
10  itemCount: $input.all().length,
11  avgAmount: total / $input.all().length
12};

Checkpoint

Expression {{ $json.price * 1.1 }} làm gì? {{ $node["Gmail"].json.subject }} truy cập data từ đâu?

Task 4

🚀 Dự Án: Dashboard Năng Suất Cá Nhân

TB5 min

5. Dự Án: Dashboard Năng Suất Cá Nhân

5.1 Mô tả dự án

Tạo Daily Productivity Dashboard tự động tổng hợp:

Gmail unread count
Google Calendar events today
Todoist tasks due
GitHub commits yesterday
Weather forecast

→ Gửi email summary mỗi sáng 8am

5.2 Thiết Kế Workflow

Dashboard Năng Suất Hàng Ngày

⏰Schedule Trigger (8 giờ sáng hàng ngày)

📧Gmail → Đếm chưa đọc

📅Google Calendar → Liệt kê sự kiện

✅Todoist → Lấy công việc

💻GitHub → Đếm commits

🌤️OpenWeather → Lấy dự báo

🔀Gộp tất cả nhánh

📝Định dạng email HTML

📧Gửi qua Gmail

5.3 Implementation

Schedule Trigger:

JavaScript

1Cron: "0 8 * * *"  // 8am daily
2Timezone: "Asia/Ho_Chi_Minh"

Branch 1: Gmail unread count

JavaScript

1// Gmail Node
2Operation: Search
3Search: "is:unread"
4Simple: true
5
6// Code Node
7return {
8  unreadCount: $input.all().length
9};

Branch 2: Google Calendar

JavaScript

1// Google Calendar Node
2Operation: Get Many
3Calendar: primary
4Time Min: {{ $today }}
5Time Max: {{ $today + 1d }}
6Max Results: 10
7
8// Code Node - Format events
9const events = $input.all().map(item => ({
10  time: new Date(item.json.start.dateTime).toLocaleTimeString('vi-VN', {hour: '2-digit', minute: '2-digit'}),
11  title: item.json.summary
12}));
13
14return { todayEvents: events };

Branch 3: Todoist

JavaScript

1// Todoist Node
2Operation: Get All
3Filter: "today | overdue"
4
5// Count & categorize
6const tasks = $input.all();
7return {
8  tasksToday: tasks.filter(t => t.json.due.string === "today").length,
9  tasksOverdue: tasks.filter(t => t.json.is_recurring === false && new Date(t.json.due.date) < new Date()).length
10};

Branch 4: GitHub commits

JavaScript

1// HTTP Request Node
2Method: GET
3URL: https://api.github.com/users/YOUR_USERNAME/events
4Authentication: Bearer Token
5
6// Code Node - Count commits yesterday
7const yesterday = new Date();
8yesterday.setDate(yesterday.getDate() - 1);
9const yesterdayStr = yesterday.toISOString().split('T')[0];
10
11const commits = $input.all().filter(event => 
12  event.json.type === "PushEvent" && 
13  event.json.created_at.startsWith(yesterdayStr)
14);
15
16return { commitsYesterday: commits.length };

Branch 5: Weather

JavaScript

1// OpenWeather Node
2Operation: Current Weather
3Location: "Ho Chi Minh City"
4
5return {
6  temp: Math.round($json.main.temp),
7  description: $json.weather[0].description,
8  humidity: $json.main.humidity
9};

Merge & Format Email:

JavaScript

1// Merge Node - Wait for all branches
2
3// Code Node - Create HTML email
4const data = $input.all().reduce((acc, item) => ({...acc, ...item.json}), {});
5
6const html = `
7<!DOCTYPE html>
8<html>
9<head>
10  <style>
11    body { font-family: Arial; line-height: 1.6; }
12    .card { background: #f5f5f5; padding: 15px; margin: 10px 0; border-radius: 8px; }
13    .number { font-size: 32px; font-weight: bold; color: #0066cc; }
14  </style>
15</head>
16<body>
17  <h1>�� Daily Dashboard - ${new Date().toLocaleDateString('vi-VN')}</h1>
18  
19  <div class="card">
20    <h3>�� Email</h3>
21    <div class="number">${data.unreadCount}</div>
22    <p>Unread messages</p>
23  </div>
24  
25  <div class="card">
26    <h3>�� Calendar Today</h3>
27    ${data.todayEvents.map(e => `<p>🕐 ${e.time} - ${e.title}</p>`).join('')}
28  </div>
29  
30  <div class="card">
31    <h3>✅ Tasks</h3>
32    <p>${data.tasksToday} due today | ${data.tasksOverdue} overdue</p>
33  </div>
34  
35  <div class="card">
36    <h3>�� GitHub</h3>
37    <p>${data.commitsYesterday} commits yesterday</p>
38  </div>
39  
40  <div class="card">
41    <h3>��️ Weather</h3>
42    <div class="number">${data.temp}°C</div>
43    <p>${data.description}</p>
44  </div>
45</body>
46</html>
47`;
48
49return { html };

Send Email:

JavaScript

1// Gmail Node
2Operation: Send
3To: your-email@gmail.com
4Subject: "Daily Dashboard - {{ new Date().toLocaleDateString('vi-VN') }}"
5Email Type: HTML
6Body: {{ $json.html }}

Checkpoint

Dự án Dashboard cần merge data từ bao nhiêu branches? Kể tên các data sources.

Task 5

✅ Thực Hành Tốt Nhất

TB5 min

6. Các Phương Pháp Tốt Nhất

6.1 Tổ Chức Workflow

JavaScript

1// ✅ DO
2- Descriptive node names: "Filter high-value customers"
3- Add Sticky Notes for documentation
4- Group related workflows in folders
5- Use consistent naming conventions
6
7// ❌ DON'T
8- Generic names: "HTTP Request 1", "IF 2"
9- No documentation
10- All workflows in root
11- Inconsistent styles

6.2 Xử Lý Lỗi

JavaScript

1// Error Trigger Node
2Connected to: Any node that might fail
3
4// Error handling workflow
5Error Trigger
6→ Code Node (log error details)
7→ Send Telegram alert
8→ Write to error log file

6.3 Kiểm Thử

Ví dụ

11. Manual Trigger → Test with sample data
22. Limit: 1 → Process only 1 item during testing
33. Pin Data → Fix input data for consistent testing
44. Execution History → Review past runs

Checkpoint

Kể ra 3 best practices quan trọng nhất khi tổ chức workflows trong n8n.

Task 6

🌐 Tùy Chọn Triển Khai

TB5 min

7. Các Tùy Chọn Triển Khai

7.1 n8n Cloud (Dễ nhất)

Bash

1# Sign up at n8n.cloud
2# Pricing: $20/month
3# Pros: No setup, automatic updates
4# Cons: Cost, less control

7.2 Tự triển khai (Khuyến nghị)

Docker Compose:

yaml

1version: '3'
2 
3services:
4  n8n:
5    image: n8nio/n8n
6    restart: always
7    ports:
8      - "5678:5678"
9    environment:
10      - N8N_BASIC_AUTH_ACTIVE=true
11      - N8N_BASIC_AUTH_USER=admin
12      - N8N_BASIC_AUTH_PASSWORD=your-password
13      - N8N_HOST=your-domain.com
14      - N8N_PROTOCOL=https
15      - WEBHOOK_URL=https://your-domain.com/
16    volumes:
17      - ~/.n8n:/home/node/.n8n

Run:

Bash

1docker-compose up -d

7.3 Railway.app (Free tier)

Bash

1# 1-click deploy
2# Free $5 credit monthly
3# Auto-scale
4# Perfect for personal use

8. Tài liệu tham khảo

Bài tập

Bài 1: Tạo workflow tự động backup Google Docs sang Drive folder mỗi tuần
Bài 2: Setup weather alert - gửi Telegram nếu có mưa
Bài 3: Scrape tin tức từ VnExpress và post summary lên Notion
Bài 4: Implement Daily Productivity Dashboard
Bài 5: Auto-tag Gmail emails by sender domain

Checkpoint

Hai phương pháp deployment n8n phổ biến nhất là gì? Ưu nhược điểm của mỗi phương pháp?

Task 7

Nguồn	Nội dung	Link
n8n Documentation	Tài liệu chính thức n8n	n8n Docs
n8n Templates	Workflow mẫu sẵn dùng	n8n Templates
n8n Community	Cộng đồng hỗ trợ và chia sẻ	n8n Community
Zapier	Nền tảng tự động hóa so sánh	Zapier
Make (Integromat)	Nền tảng tự động hóa trực quan	Make
Google Apps Script	Tự động hóa Google Workspace	Apps Script

Giá	Miễn phí tự triển khai	$20+/tháng	$9+/tháng
Code tùy chỉnh	JavaScript, Python	Hạn chế	Hạn chế
Bảo mật dữ liệu	Tùy chọn tự triển khai	Chỉ cloud	Chỉ cloud
Nodes	400+	6000+	1500+
Mã nguồn mở	✅ Có	❌ Không	❌ Không

🎯 Mục tiêu bài học

Sau bài này, bạn sẽ:

Checkpoint

📖 n8n là gì?

1. n8n là gì?

1.1 Tại sao chọn n8n?

1.2 Use Cases phổ biến

Checkpoint

🧩 Khái Niệm Cốt Lõi

2. Khái Niệm Cốt Lõi n8n

2.1 Cấu Trúc Workflow

2.2 Các Loại Node

Checkpoint

🔨 Thực Hành: Workflow Đầu Tiên

3. Thực Hành: Workflow Đầu Tiên

3.1 Gmail Đến Google Sheets

Checkpoint

📊 Làm Việc Với Dữ Liệu

4. Làm Việc Với Dữ Liệu

4.1 Biểu Thức & Biến

4.2 Chuyển Đổi Dữ Liệu

Checkpoint

🚀 Dự Án: Dashboard Năng Suất Cá Nhân

5. Dự Án: Dashboard Năng Suất Cá Nhân

5.1 Mô tả dự án

5.2 Thiết Kế Workflow

Dashboard Năng Suất Hàng Ngày

5.3 Implementation

Checkpoint

✅ Thực Hành Tốt Nhất

6. Các Phương Pháp Tốt Nhất

6.1 Tổ Chức Workflow

6.2 Xử Lý Lỗi

6.3 Kiểm Thử

Checkpoint

🌐 Tùy Chọn Triển Khai

7. Các Tùy Chọn Triển Khai

7.1 n8n Cloud (Dễ nhất)

7.2 Tự triển khai (Khuyến nghị)

7.3 Railway.app (Free tier)

8. Tài liệu tham khảo

Bài tập

Checkpoint

📚 Tài liệu tham khảo

🚀 Bài tiếp theo