👥 AI Collaboration & Teamwork

AI không chỉ là công cụ cá nhân — nó mạnh nhất khi cả team cùng sử dụng hiệu quả.

1.1 Tại sao Team cần AI Strategy?

Khi mỗi người tự dùng AI riêng:

• ❌ Kết quả không nhất quán
• ❌ Duplicate effort — mỗi người tự viết prompt
• ❌ Không ai biết best practices
• ❌ Khó kiểm soát chất lượng

Khi team có AI strategy:

• ✅ Shared templates và prompts
• ✅ Consistent output quality
• ✅ Knowledge chia sẻ & cải tiến liên tục
• ✅ Accountability & guidelines rõ ràng

1.2 AI Maturity Levels

2.1 Tổ chức Prompt Library

Tạo shared document (Google Docs / Notion) với structure:

2.2 Prompt Template Format

Mỗi prompt nên có:

2.3 Cách viết Reusable Prompts

Dùng variables trong brackets:

1Bạn là [role].
2Viết [content_type] cho [audience].
3Tone: [tone].
4Độ dài: [length].
5Bao gồm: [requirements].
6 
7Context:
8[paste context here]

Ví dụ thực tế:

1Bạn là Marketing Manager.
2Viết social media post cho khách hàng trẻ 25-35 tuổi.
3Tone: Friendly, energetic.
4Độ dài: 150-200 từ.
5Bao gồm: CTA, 3 hashtags, emoji.
6 
7Context:
8Sản phẩm mới: Cà phê cold brew organic, giá 45k/chai.
9Launch date: 15/02/2026.

3.1 Meeting Workflow

3.2 Content Production

11. Brainstorm → AI tạo 10 ý tưởng
2   ↓
32. Outline → AI tạo structure
4   ↓
53. Draft → AI viết bản nháp
6   ↓
74. Human Edit → Người review & edit (QUAN TRỌNG!)
8   ↓
95. Polish → AI check grammar, tone
10   ↓
116. Publish → Team approve & publish

3.3 Customer Service

4.1 AI-Powered Workspace

4.2 Chọn tool phù hợp

Team nhỏ (2-5 người):

• ChatGPT Team ($25/user/mo) — shared workspace
• Google Gemini (included with Workspace)
• Notion AI cho knowledge base

Team lớn (10+ người):

• Microsoft Copilot (enterprise)
• Custom GPTs cho từng department
• API integrations (n8n, Zapier)

5.1 Team AI Policy

Mỗi team nên có AI policy cover:

DO (Nên làm):

• ✅ Dùng AI để draft, brainstorm, research
• ✅ Luôn review AI output trước khi share
• ✅ Share prompts tốt với team
• ✅ Cite khi dùng AI-generated content

DON'T (Không nên):

• ❌ Share dữ liệu khách hàng vào AI công khai
• ❌ Trust AI output 100% không verify
• ❌ Dùng AI cho quyết định quan trọng mà không review
• ❌ Copy-paste AI output nguyên vẹn

5.2 Data Privacy

Rule of thumb: Không paste dữ liệu nhạy cảm (PII, financials, IP) vào AI tools free.

5.3 Quality Control

1AI Output
2   ↓
3Fact-Check (verify numbers, dates, claims)
4   ↓
5Brand Voice Check (tone, terminology)
6   ↓
7Compliance Check (legal, policy)
8   ↓
9Final Approval → Publish

Exercise: Tạo Team Prompt Library

1. Chọn 5 tasks lặp lại trong công việc hàng ngày
2. Viết prompt template cho mỗi task (dùng variables)
3. Test với AI và refine
4. Document vào shared folder
5. Share với team member, nhận feedback

Deliverables:

• 5 prompt templates
• Mỗi template có sample input + output
• Organized theo categories

1. Team AI strategy quan trọng vì?

   • Đảm bảo consistent quality và chia sẻ knowledge
   • Để giám sát nhân viên
   • Vì pháp luật yêu cầu
   • Để tiết kiệm tiền license

2. Khi nào KHÔNG nên paste dữ liệu vào ChatGPT Free?

   • Khi viết blog
   • Khi brainstorm ý tưởng
   • Khi chứa thông tin khách hàng hoặc dữ liệu nhạy cảm
   • Khi dịch tài liệu công khai

3. AI output nên qua bước nào trước khi publish?

   • Không cần kiểm tra
   • Chỉ cần grammar check
   • Fact-check, brand voice, compliance review
   • Chỉ cần manager approve

1. Team AI strategy hiệu quả hơn individual use
2. Shared prompt library — tiết kiệm thời gian, tăng quality
3. AI workflow — Integrate AI vào quy trình, không thay thế quy trình
4. Data privacy — Cẩn trọng với dữ liệu nhạy cảm
5. Quality control — Luôn human review trước khi publish