Data Validation & Protection

🎯 Mục tiêu bài học

TB5 min

Sau bài học này, bạn sẽ:

✅ Tạo Drop-down Lists (basic, range-based, dependent)

✅ Thiết lập Input Validation rules (number, date, text, custom)

✅ Cấu hình Error Messages và Input Messages

✅ Sử dụng Circle Invalid Data cho data audit

✅ Bảo vệ Worksheet và Workbook với lock/unlock cells

Thời gian: 30 phút | Độ khó: Intermediate | Yêu cầu: Hoàn thành Bài 5 - Conditional Formatting

Task 0

📖 Bảng Thuật Ngữ Quan Trọng

TB5 min

Thuật ngữ	Tiếng Việt	Mô tả
Data Validation	Xác thực dữ liệu	Kiểm soát input vào cells
Drop-down List	Danh sách thả xuống	List chọn giá trị chuẩn
Input Message	Thông báo nhập liệu	Tooltip hiện khi click cell
Error Alert	Cảnh báo lỗi	Thông báo khi nhập sai
Worksheet Protection	Bảo vệ trang tính	Lock editing trên sheet
Workbook Protection	Bảo vệ sổ làm việc	Lock cấu trúc workbook
Lock/Unlock Cells	Khóa/Mở khóa ô	Chọn cells cho phép edit
Dependent Drop-down	List phụ thuộc	List thay đổi theo selection khác
Custom Formula	Công thức tùy chỉnh	Validation bằng formula riêng
Circle Invalid Data	Khoanh dữ liệu sai	Đánh dấu cells không hợp lệ

Checkpoint

Data Validation kiểm soát input, Drop-down Lists chuẩn hóa lựa chọn, Protection bảo vệ formulas. Ba lớp bảo vệ data integrity. Bạn biết sự khác biệt giữa Lock Cells và Protect Sheet chưa?

Task 1

💡 1. Data Validation là gì?

TB5 min

Data Validation = Kiểm soát dữ liệu người dùng nhập vào cells, đảm bảo data sạch và chính xác.

Tại sao cần?

🚫 Ngăn nhập sai data type
📋 Drop-down lists cho input chuẩn
✅ Giảm errors trong formulas
🔒 Bảo vệ data integrity

Data Validation là phòng bệnh hơn chữa bệnh — ngăn data sai ngay từ đầu thay vì phải clean up sau. Kết hợp với Conditional Formatting để visual feedback tức thì.

Checkpoint

Data Validation kiểm soát input trước khi data vào cells. Kết hợp với Conditional Formatting để feedback visual. Bạn đã gặp tình huống data bẩn vì thiếu validation chưa?

Task 2

📋 2. Drop-down Lists

TB5 min

2.1 Basic Drop-down

Data → Data Validation → List

📋 Drop-down List Validation

Region

North

▼

North

South

East

West

Central

2.2 Drop-down từ Range

fxDrop-down Source

Source: =RegionListNamed Range

hoặc: =$G$1:$G$10Cell Range

Ưu điểm: Khi thêm item mới vào list → Drop-down tự update

2.3 Dependent Drop-downs (Dynamic)

fxDependent Drop-downs

Step 1: Named Ranges

North = Laptop, Desktop, Server

South = Phone, Tablet, Accessories

Step 2: Validation cho Product column

=INDIRECT(A2)A2 = Region selection

💡 Region → Product: Chọn Region trước, Product list tự thay đổi

Result:

Region: [North ▼] → Product: [Laptop ▼]

Region: [South ▼] → Product: [Phone ▼]

Dependent drop-downs dùng INDIRECT() + Named Ranges. Đây là kỹ thuật phổ biến trong data entry forms — giảm lỗi chọn sai combination đáng kể.

Checkpoint

3 loại drop-down: Basic (typed list), Range-based (cell reference), Dependent (INDIRECT). Dependent là advanced nhất — list tự thay đổi theo selection khác. Bạn đã thử INDIRECT() chưa?

Task 3

🔢 3. Input Validation Rules

TB5 min

3.1 Whole Number

fxWhole Number Validation

Data Validation → Whole Number → Between 1 and 100

Nhập 50→ ✅ Accepted

Nhập 3.14→ ❌ Rejected

Nhập 150→ ❌ Rejected

Nhập "abc"→ ❌ Rejected

3.2 Decimal

fxDecimal Validation

Allow: Decimal → Greater than 0

Dùng cho: Prices, percentages, measurements

3.3 Date Range

fxDate Range Validation

Allow: Date → Between → 1/1/2026 and 12/31/2026

Nhập 6/15/2026→ ✅ Accepted

Nhập 3/1/2025→ ❌ trước range

Nhập "not a date"→ ❌ Rejected

3.4 Text Length

fxText Length Validation

Allow: Text Length → Less than or equal to → 50

Dùng cho: Product codes, IDs, short descriptions

3.5 Custom Formula

fxCustom Validation

Allow: Custom → Formula

=AND(A2>0, A2=INT(A2))Number > 0 VÀ số nguyên

Custom formula hay dùng:

Only allow email format

=ISNUMBER(FIND("@", A2))

Only uppercase

=EXACT(A2, UPPER(A2))

Unique values only

=COUNTIF($A:$A, A2)=1

Custom Formula validation rất mạnh nhưng cần test kỹ. Formula phải return TRUE/FALSE. Sai logic = cho phép data xấu vào hoặc block data tốt!

Checkpoint

5 loại rules: Whole Number, Decimal, Date, Text Length, Custom Formula. Custom Formula mạnh nhất — validate email, unique values, complex logic. Bạn đã dùng loại nào nhiều nhất?

Task 4

💬 4. Error Messages & Input Messages

TB5 min

4.1 Input Message (Tooltip)

fxInput Message

Title: "Chọn Region"

Message: "Chọn khu vực từ danh sách: North, South, East, West"

💡 Khi click vào cell → Hiện tooltip hướng dẫn

4.2 Error Alert

fxError Alert

Style: Stop / Warning / Information

Title: "Giá trị không hợp lệ"

Message: "Vui lòng nhập số từ 1 đến 100"

Style	Icon	Behavior
Stop	🛑	Block invalid entry
Warning	⚠️	Warn but allow override
Information	ℹ️	Inform only

Input Messages = hướng dẫn trước khi nhập. Error Alerts = phản hồi khi nhập sai. Dùng Stop cho critical fields, Warning cho fields cần flexibility.

Checkpoint

Input Message hiện khi click cell (hướng dẫn), Error Alert hiện khi nhập sai. 3 styles: Stop (block), Warning (cho override), Information (thông báo). Bạn đã setup messages cho form chưa?

Task 5

🔍 5. Circle Invalid Data

TB5 min

Data → Data Validation → Circle Invalid Data

🔍 Circle Invalid Data

Employee	Department	Salary	Status
Nguyễn A	Sales	⭕abc	Invalid
Trần B	IT	45,000,000	Valid
Lê C	HR	⭕-5,000	Invalid
Phạm D	Finance	52,000,000	Valid

⭕ Red circles = cells vi phạm validation rules (data nhập trước khi set rules)

Red circles highlight cells đã có invalid data (nhập trước khi set validation).

Circle Invalid Data là audit tool tuyệt vời! Khi thêm validation cho data có sẵn → Circle Invalid sẽ tìm tất cả cells vi phạm rule. Rất hữu ích cho data cleaning legacy spreadsheets.

Checkpoint

Circle Invalid Data tìm cells vi phạm validation rules — đặc biệt hữu ích cho legacy data đã nhập trước khi có rules. Bạn đã dùng feature này cho data audit chưa?

Task 6

🛡️ 6. Worksheet & Workbook Protection

TB5 min

6.1 Protect Sheet

Review → Protect Sheet

fxProtect Sheet Options

☑ Select locked cells

☑ Select unlocked cells

☐ Format cells

☐ Format columns/rows

☐ Insert columns/rows

☐ Delete columns/rows

☐ Sort

☐ Use AutoFilter

💡 Password: Optional nhưng recommended

6.2 Lock/Unlock Cells

fxLock/Unlock Workflow

Mặc định: Tất cả cells đều Locked

→ Nhưng lock chỉ có effect khi Protect Sheet

Workflow

1. Unlock cells: Select → Ctrl+1 → Protection → ☐ Locked

2. Keep formula cells Locked

3. Review → Protect Sheet

6.3 Hide Formulas

fxHide Formulas

Select formula cells → Ctrl+1 → Protection → ☑ Hidden

→ Protect Sheet → Users không thấy formula trong formula bar

6.4 Protect Workbook

Review → Protect Workbook

Ngăn chặn:

☑ Structure (thêm/xóa/rename sheets)
☑ Windows (resize/move windows)

Workflow quan trọng: Unlock input cells TRƯỚC → Protect Sheet SAU. Nếu quên unlock → tất cả cells sẽ bị locked, users không nhập được gì! Luôn test sau khi protect.

Checkpoint

Lock/Unlock chỉ có effect khi Protect Sheet. Workflow: Unlock input cells → Lock formulas → Protect Sheet. Hide Formulas giấu công thức khỏi formula bar. Bạn đã bảo vệ template nào chưa?

Task 7

📝 7. Templates cho Data Entry

TB5 min

7.1 Invoice Template

📋 🧾 INVOICE

🔒Invoice #

[auto-generated]

📅Date

[validation: date]

👤Customer

[dropdown list]

🔒Due Date

[auto: +30 days]

📦Product

[dropdown list]

dropdown

🔢Quantity

[1-99]

number

🔒Price

[auto from product]

🔒Total

[formula]

🔒 Locked: Headers, formulas, auto-fill cells · 🔓 Unlocked: Customer, Product, Quantity

7.2 Data Entry Form

Excel built-in Form (ít người biết!):

Click inside data table
Customize Quick Access Toolbar → Form
Click Form button

📋 📝 Data Entry Form

👤Name

[text input]

🌍Region

[text input]

💰Revenue

[number input]

Buttons: [New] [Delete] [Find] [Restore] [Close]

Checkpoint

Invoice Template kết hợp dropdowns + validation + protection. Data Entry Form là built-in feature ít người biết! Cả hai giúp chuẩn hóa data entry cho team. Bạn đã tạo template nào chưa?

Task 8

🏋️ 8. Thực hành

TB5 min

Thực hành trên Excel

Kết hợp Validation + Protection để tạo data entry form chuyên nghiệp!

Exercise 1: Order Entry Form

Tạo form nhập đơn hàng với:

Drop-down: Customer Name (từ list)
Drop-down: Product (dependent on Category)
Validation: Quantity (whole number, 1-999)
Validation: Date (within current month)
Auto-calculate Total = Qty × Price

Exercise 2: Protected Template

Tạo Budget Template:

Lock tất cả formula cells và headers
Unlock input cells (amount, notes)
Protect sheet với password
Add input messages cho guidance

Checkpoint

Bạn đã tạo được Order Form với drop-down và validation rules chưa? Thử Protected Template: lock formula cells, unlock input cells, protect sheet với password!

Task 9

� 9. Tổng Kết

TB5 min

Kiến thức đã học

Chủ đề	Nội dung chính	Tầm quan trọng
Drop-down Lists	Basic, range-based, dependent	Chuẩn hóa input
Validation Rules	Number, date, text, custom	Ngăn data sai
Messages	Input tooltip, error alerts	User guidance
Circle Invalid	Audit existing data	Data cleaning
Protection	Lock/unlock, hide formulas	Bảo vệ formulas
Templates	Invoice, data entry form	Workflow chuẩn

Câu hỏi tự kiểm tra

Dependent drop-down list tạo bằng cách nào?
Custom validation dùng formula gì để check trùng lặp?
Khi nào dùng "Circle Invalid Data"?
Lock cells và Hide formulas khác nhau thế nào?

Bài tiếp theo: Named Ranges & Tables — Structured references, dynamic ranges

Key Takeaways:

Drop-down Lists chuẩn hóa input — basic, range-based, dependent
Validation Rules ngăn data sai — number, date, text, custom
Input Messages & Error Alerts hướng dẫn user nhập liệu đúng
Circle Invalid Data giúp audit dữ liệu hiện tại
Worksheet Protection bảo vệ formulas & templates
Validation + Protection = file Excel mà người khác không thể nhập sai!

Task 10