Power Query Basics | MinAI Learning

🎯 Mục tiêu bài học

TB5 min

Sau bài học này, bạn sẽ:

✅ Hiểu Power Query Editor interface và workflow

✅ Import data từ CSV, Excel, Web, Folder

✅ Thực hiện Basic Transforms: filter, sort, remove, replace

✅ Áp dụng Column Transforms: split, merge, extract, format

✅ Sử dụng Date Transformations và Refresh data

Thời gian: 45 phút | Độ khó: Intermediate-Advanced | Yêu cầu: Hoàn thành Bài 7 - Named Ranges & Tables

Task 0

📖 Bảng Thuật Ngữ Quan Trọng

TB5 min

Thuật ngữ	Tiếng Việt	Mô tả
Power Query	Truy vấn nguồn	ETL tool built-in trong Excel
ETL	Trích xuất-Biến đổi-Nạp	Extract, Transform, Load
Applied Steps	Các bước đã áp dụng	Lịch sử transformations
M Language	Ngôn ngữ M	Code behind Power Query
Query Editor	Trình chỉnh sửa truy vấn	Interface để transform data
Delimiter	Ký tự phân cách	Comma, tab, semicolon
Promote Headers	Đẩy lên header	Dùng row đầu làm tên cột
Fill Down	Điền xuống	Copy cell trên vào cells trống
Unpivot	Bỏ pivot	Chuyển wide → long format
Close & Load	Đóng và nạp	Đưa data vào worksheet

Checkpoint

Power Query là ETL tool: Extract từ sources → Transform clean data → Load vào Excel. Mọi step được ghi lại trong Applied Steps — click Refresh để chạy lại tất cả. Game-changer!

Task 1

💡 1. Power Query là gì?

TB5 min

Power Query = ETL tool (Extract, Transform, Load) built-in trong Excel, cho phép bạn:

📥 Extract: Import data từ nhiều sources
🔄 Transform: Clean và reshape data
📤 Load: Đưa data sạch vào worksheet

Tại sao Power Query game-changer?

fxPower Query vs Manual

Trước Power Query

1. Mở file CSV5 phút

2. Xóa empty rows3 phút

3. Tách cột5 phút

4. Fix data types3 phút

5. Remove duplicates2 phút

Total: 18 phút × mỗi lần nhận file mới

Với Power Query

1. Setup 1 lần → 18 phút

2. Mỗi lần sau → Click "Refresh" → 5 giây! ✅

Power Query lưu lại tất cả steps — setup 1 lần, dùng mãi mãi. Khi source data thay đổi, chỉ cần Refresh → data sạch tự động! Đây là kỹ năng quan trọng nhất cho Data Analyst.

Checkpoint

Power Query = setup 1 lần, Refresh mãi mãi. Tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần cho recurring reports. Đây là kỹ năng bắt buộc cho Data Analyst hiện đại. Bạn đã biết PQ chưa?

Task 2

🖥️ 2. Power Query Interface

TB5 min

Data → Get Data → [Choose Source]

FileHomeTransformAdd ColumnView

fx= Table.SelectRows(#"Removed Errors", each [Revenue] > 0)

Queries

📋 Sales_Raw

📋 Products

📋 Final_Report

Date	Region	Product	Revenue
2026-01-15	North	Laptop	45,000,000
2026-01-16	South	Phone	12,500,000
2026-01-17	North	Tablet	8,200,000
... more rows

Applied Steps

📥1. Source

📋2. Promoted Headers

🔢3. Changed Type

🧹4. Removed Errors

🔍5. Filtered Rows

3+ rows × 4 columns

🖥️ Power Query Editor

Key Areas:

Queries Panel (trái): Danh sách queries
Data Preview (giữa): Xem trước data
Applied Steps (phải): Lịch sử transformations
Formula Bar: M language code

Checkpoint

PQ Editor có 4 vùng chính: Queries (trái), Data Preview (giữa), Applied Steps (phải), Formula Bar (trên). Applied Steps = recipe có thể undo/redo bất kỳ bước nào. Bạn đã mở PQ Editor chưa?

Task 3

📥 3. Import Data Sources

TB5 min

3.1 From CSV / Text

fxImport CSV / Text

Data → Get Data → From File → From Text/CSV

Delimiter: Comma, Tab, Semicolon, Custom

Data Type Detection: First 200 rowsrecommended

Encoding: UTF-8, ANSI, etc.

3.2 From Excel Files

fxImport Excel

Data → Get Data → From File → From Workbook

Chọn file → Chọn Sheet hoặc Table

Edit để transform trước khi load

3.3 From Web

fxImport from Web

Data → Get Data → From Other Sources → From Web

URL: https://example.com/data-table

Power Query tự detect tables trên webpage

Chọn table → Transform → Load

3.4 From Folder (Multiple Files)

fxImport from Folder

Data → Get Data → From File → From Folder

Path: C:\Data\Monthly_Reports\

List tất cả files → Combine & Transform

Merge 12 files thành 1 table tự động! ✅

From Folder là tính năng mạnh nhất khi có nhiều files cùng format (monthly reports, daily exports). Power Query tự combine tất cả → 1 table. Thêm file mới vào folder → Refresh → Done!

Checkpoint

4 nguồn chính: CSV/Text, Excel, Web, Folder. From Folder mạnh nhất cho recurring reports — tự combine nhiều files. Bạn đã import từ nguồn nào chưa?

Task 4

🔧 4. Basic Transformations

TB5 min

4.1 Remove Columns

fxRemove Columns

Right-click column header → Remove

Hoặc: Select columns to KEEP → Remove Other Columns

Best Practice: Remove Other Columns

Keep 5 columns, remove 50 unknown → Safer ✅

4.2 Change Data Types

fxData Types

Click column header icon → Choose type

📝 Text (ABC)

🔢 Whole Number (123)

💲 Decimal Number (1.23)

📅 Date (1/1/2026)

⏰ Date/Time

✅ True/False

4.3 Filter Rows

fxFilter Rows

Click dropdown arrow on column header

☐ (null)Bỏ null values

☑ North

☑ South

☐ (blank)Bỏ blank rows

Number filters → Greater than → 1000

4.4 Remove Rows

fxRemove Rows

Home → Remove Rows

Remove Top RowsBỏ X rows đầu (metadata)

Remove Bottom RowsBỏ X rows cuối (totals)

Remove Blank RowsBỏ rows trống

Remove DuplicatesBỏ trùng lặp

Remove ErrorsBỏ rows có lỗi

4.5 Replace Values

fxReplace Values

Transform → Replace Values

Find: "N/A" → Replace with: (null)

Find: " " → Replace with: " "double space → single

Thứ tự steps quan trọng! Filter rows và remove columns sớm nhất có thể — giảm data size → tăng performance cho các steps sau. Đây là best practice #1 trong Power Query.

Checkpoint

Basic transforms: Remove Columns, Change Types, Filter Rows, Remove Rows, Replace Values. Golden rule: filter early, remove early → better performance. Bạn đã thực hành chưa?

Task 5

✂️ 5. Column Transformations

TB5 min

5.1 Split Column

fxSplit Column

Transform → Split Column

By Delimiter: "John Smith" → "John" | "Smith"

By Number of Characters: "ABC123" → "ABC" | "123"

Ví dụ split "Full Name"

Column: "Nguyễn Văn A"

Split by: Space, from Right Most delimiter

→ "Nguyễn Văn" | "A"

5.2 Merge Columns

fxMerge Columns

Select multiple columns → Transform → Merge Columns

Separator: Space

New column: "Full Address"

"123 Main St" + "Hanoi" + "Vietnam"

→ "123 Main St Hanoi Vietnam"

5.3 Extract

fxExtract

Transform → Extract

First Characters: "LAPTOP-001" → "LAP"

Last Characters: "LAPTOP-001" → "001"

Text Before Delimiter: "john@email.com" → "john"

Text After Delimiter: "john@email.com" → "email.com"

5.4 Format Text

fxFormat Text

Transform → Format

Lowercase / Uppercase / Capitalize Each Word

Trim: " hello " → "hello"

Clean: Remove non-printable characters

5.5 Add Column from Examples

fxColumn from Examples

Add Column → Column from Examples

Power Query AI detects patterns

Original: "2026-01-15" → Example: "January"

→ Auto-generates formula for all rows: Month name extraction

Column from Examples là AI magic! Chỉ cần gõ 1-2 ví dụ → PQ tự detect pattern và áp dụng cho tất cả rows. Rất mạnh cho date parsing, text extraction, format conversion.

Checkpoint

Column transforms: Split, Merge, Extract, Format, From Examples. Column from Examples là tính năng AI — gõ ví dụ, PQ tự học pattern. Bạn đã thử feature này chưa?

Task 6

📅 6. Date Transformations

TB5 min

6.1 Extract Date Parts

fxExtract Date Parts

Select date column → Transform → Date

Year→ 2026

Month→ 1

Day→ 15

Day of Week→ Thursday

Quarter→ 1

Week of Year→ 3

Add Column → Date

Month Name→ January

Day Name→ Thursday

Start of Month→ 1/1/2026

End of Month→ 1/31/2026

6.2 Date Calculations

fxCustom Column — Date Calculation

Add Column → Custom Column

Name: "Days_Since_Order"

= Duration.Days(DateTime.LocalNow() - [OrderDate])

Checkpoint

Extract: Year, Month, Quarter, Day of Week — tạo time dimensions cho analysis. Custom Column cho date calculations (age, days since). Bạn đã tạo date columns chưa?

Task 7

🔄 7. Refresh & Load Options

TB5 min

7.1 Load To

fxClose & Load To

Home → Close & Load → Close & Load To

☐ TableLoad vào worksheet

☐ PivotTableCreate PivotTable trực tiếp

☐ PivotChartCreate PivotChart

☑ Only Create ConnectionKhông load (dùng cho Data Model)

7.2 Refresh Data

fxRefresh Data

1. Source file gets updated (new CSV, updated webpage)

2. Excel: Data → Refresh All (Ctrl + Alt + F5)

3. Power Query re-runs ALL steps automatically

4. Data in worksheet = updated & clean! ✅

7.3 Auto-Refresh

fxAuto-Refresh Settings

Right-click query → Properties

☑ Refresh every X minutes

☑ Refresh data when opening file

☐ Enable background refresh

Auto-Refresh biến Excel thành live dashboard — data tự update theo schedule hoặc mỗi lần mở file. Kết hợp với PivotTables → real-time reporting system!

Checkpoint

Close & Load: table, PivotTable, hoặc connection only. Refresh All (Ctrl+Alt+F5) chạy lại tất cả queries. Auto-Refresh = live dashboard. Bạn đã setup auto-refresh chưa?

Task 8

🧹 8. Thực hành: Clean Messy Data

TB5 min

Thực hành trên Excel

Transform messy CSV thành clean data — đây là skill thực tế nhất của Power Query!

Problem: Dirty Sales CSV

csv

1,,Sales Report 2026,,
2,,Generated: 2026-01-15,,
3,,,
4 Date ,  Product Name  , Region , revenue
501/05/2026,  Laptop Pro  ,NORTH, 15000
601/06/2026,Phone X,,8000
7, Tablet Air , South , N/A
801/08/2026,,East,6000
9???,,West,
1001/10/2026,Laptop Pro,North,$12,000

Solution Steps (Applied Steps):

fx13 Applied Steps

1. SourceImport CSV

2. Remove Top 3 RowsSkip header metadata

3. Promote HeadersUse first row as headers

4. Trim TextRemove extra spaces

5. Clean TextRemove non-printable chars

6. Uppercase RegionStandardize

7. Replace "N/A" with null

8. Remove Blank Rows

9. Remove Error RowsFilter out ???

10. Change TypesDate, Text, Text, Number

11. Fill Down RegionFill missing regions

12. Remove $ from Revenue

13. Rename ColumnsClean names

💡 Result: Clean, consistent data ready for analysis!

Practical Tips

fxBest Practices

Query Naming: Sales_Raw → Sales_Cleaned → Sales_Final

Step Naming: Right-click → Rename → "Set Date and Number types"

Performance: Filter early, remove columns early

Checkpoint

Bạn đã clean được messy data với Power Query chưa? Kiểm tra: data types đúng, columns clean, và nhấn Refresh để thấy kết quả tự cập nhật!

Task 9

� 9. Tổng Kết

TB5 min

Kiến thức đã học

Chủ đề	Nội dung chính	Tầm quan trọng
Power Query	ETL tool, setup 1 lần	Game-changer skill
Import Sources	CSV, Excel, Web, Folder	Data acquisition
Basic Transforms	Filter, sort, remove, replace	Data cleaning
Column Transforms	Split, merge, extract, examples	Data reshaping
Date Transforms	Extract parts, calculations	Time analysis
Refresh & Load	Auto-update, load options	Automation

Câu hỏi tự kiểm tra

Power Query giải quyết vấn đề gì so với formulas thông thường?
Các bước ETL cơ bản trong Power Query là gì?
"Close & Load To..." khác "Close & Load" thế nào?
Refresh data trong Power Query hoạt động ra sao?

Bài tiếp theo: Power Query Advanced — Merge, Append, M Language basics

Key Takeaways:

Power Query = ETL tool, setup 1 lần, Refresh mãi mãi
Import từ nhiều nguồn: CSV, Excel, Web, Folder
Basic Transforms: filter, sort, remove, replace cho data cleaning
Column Transforms: split, merge, extract cho data reshaping
Date Transforms: extract parts, calculations cho time analysis
Power Query là game-changer cho mọi Data Analyst!

Task 10