Named Ranges & Tables | MinAI Learning

🎯 Mục tiêu bài học

TB5 min

Sau bài học này, bạn sẽ:

✅ Tạo và quản lý Named Ranges (static + dynamic)

✅ Convert data thành Excel Tables (Ctrl + T)

✅ Sử dụng Structured References: [@Column], Table[Column]

✅ Kết hợp Tables + PivotTables cho auto-update

✅ Hiểu Data Model và Relationships giữa tables

Thời gian: 30 phút | Độ khó: Intermediate | Yêu cầu: Hoàn thành Bài 6 - Data Validation

Task 0

📖 Bảng Thuật Ngữ Quan Trọng

TB5 min

Thuật ngữ	Tiếng Việt	Mô tả
Named Range	Vùng đặt tên	Đặt tên cho cells thay vì dùng địa chỉ
Excel Table	Bảng Excel	Structured range với auto-features
Structured Reference	Tham chiếu cấu trúc	`[@Column]` syntax trong Tables
Name Manager	Quản lý tên	Dialog quản lý tất cả named ranges
Dynamic Named Range	Vùng tên động	Range tự expand khi thêm data
Total Row	Dòng tổng	Auto-calculated row cuối Table
Data Model	Mô hình dữ liệu	Multiple tables + relationships
Auto-Expand	Tự mở rộng	Table tự lớn khi thêm data
Banded Rows	Dòng xen kẽ	Zebra stripes formatting
Scope	Phạm vi	Workbook hoặc Sheet level

Checkpoint

Named Range đặt tên cho cells, Excel Table là structured range, Structured Reference dùng [@Column]. Cả ba giúp formulas dễ đọc và maintain. Bạn phân biệt được chưa?

Task 1

📛 2. Named Ranges

TB5 min

2.1 Named Range là gì?

Named Range = Đặt tên cho vùng cells thay vì dùng địa chỉ.

fxNamed Range vs Cell Address

Thay vì:

=SUM(B2:B100)khó hiểu

Dùng:

=SUM(Revenue)Dễ đọc hơn! ✅

Thay vì:

=VLOOKUP(A2, $G$2:$I$50, 2, FALSE)khó hiểu

Dùng:

=VLOOKUP(A2, ProductTable, 2, FALSE)Dễ đọc hơn! ✅

2.2 Tạo Named Range

Cách 1: Name Box

Select range B2:B100
Click Name Box (góc trái trên)
Gõ "Revenue" → Enter

Cách 2: Formulas → Define Name

fxDefine Name Dialog

Name: Revenue

Scope: Workbook

Refers to: =Sheet1!$B$2:$B$100

Comment: "Monthly revenue data"

Cách 3: Create from Selection

fxCreate from Selection

Select A1:B100 (bao gồm header "Revenue")

Formulas → Create from Selection → ☑ Top Row

→ Tự tạo Named Range "Revenue" = B2:B100

2.3 Quản lý Named Ranges

Formulas → Name Manager (Ctrl + F3)

📛 Name Manager

Name	Value	Refers To	Scope
Revenue	{45K...}	=Sheet1!$B$2:$B$100	Workbook
Regions	{N,S...}	=Sheet1!$A$2:$A$100	Workbook
Tax_Rate	0.1	=Sheet1!$G$1	Workbook

2.4 Sử dụng trong Formulas

fxNamed Ranges in Formulas

Constants

=Revenue * Tax_Rate

In SUMIF

=SUMIF(Regions, "North", Revenue)

In VLOOKUP

=VLOOKUP(A2, ProductTable, 2, FALSE)

In Data Validation

Source: =RegionListdrop-down từ named range

Named Range cho constants (Tax_Rate, Discount_Rate) giúp thay đổi 1 chỗ → update tất cả formulas. Không cần tìm và sửa từng cell!

Checkpoint

Named Range biến cell addresses thành tên có nghĩa. 3 cách tạo: Name Box, Define Name, Create from Selection. Constants dùng Named Range → update 1 chỗ. Bạn đã thử chưa?

Task 2

🔄 3. Dynamic Named Ranges

TB5 min

OFFSET Formula

fxDynamic Named Range (OFFSET)

DynamicRevenue = OFFSET(Sheet1!$B$1, 1, 0, COUNTA(Sheet1!$B:$B)-1, 1)

Start: $B$1

Offset down 1 rowskip header

Width: 1 column

Height: COUNTA($B:$B)-1đếm non-empty - header

💡 Tự expand khi thêm data mới

Dynamic Named Range tự mở rộng khi thêm data — không cần update range manually. Tuy nhiên, Excel Tables (Ctrl+T) cũng auto-expand và dễ dùng hơn. Chọn tùy tình huống!

Checkpoint

OFFSET tạo dynamic range tự expand khi thêm data. Nhưng Excel Tables là giải pháp hiện đại hơn — cũng auto-expand mà dễ dùng hơn. Bạn biết khi nào chọn cái nào chưa?

Task 3

📊 4. Excel Tables (Ctrl + T)

TB5 min

4.1 Table là gì?

Excel Table = Structured data range với auto-features.

Tạo Table:

Select data range (bao gồm headers)
Ctrl + T → Check "My table has headers" → OK

4.2 Table Benefits

Feature	Normal Range	Excel Table
Auto-expand	❌	✅ Thêm row → tự mở rộng
Auto-format	❌	✅ Zebra stripes
Auto-filter	Manual	✅ Built-in
Structured Refs	❌	✅ [@Column] syntax
Total Row	Manual formulas	✅ Toggle on/off
Named auto	❌	✅ Table name = Named Range

4.3 Table Features

Auto-expand:

fxAuto-Expand Feature

Nhập data vào row mới ngay dưới table

→ Table tự mở rộng

→ Formulas tự copy

→ Formatting tự apply

→ Charts tự update

Total Row:

fxTotal Row

Table Design → ☑ Total Row

Laptop 15000 10

Phone 8000 25

Tablet 6000 15

─────────────────────────────

Total 29000 50Click để đổi: Sum, Avg, Count...

Banding Rows / Rename:

fxTable Style Options

☑ Banded Rowszebra stripes

☑ Header Rowfreeze headers

Rename: Table Design → Table Name: "SalesData"

Luôn rename Tables ngay sau khi tạo! "SalesData" rõ nghĩa hơn "Table1". Tên table cũng trở thành Named Range — dùng trong formulas, PivotTables, VBA.

Checkpoint

Excel Table (Ctrl+T) có 6 ưu điểm: auto-expand, auto-format, auto-filter, structured refs, total row, auto-named. Luôn rename table ngay sau khi tạo. Bạn đã convert data sang Table chưa?

Task 4

🔗 5. Structured References

TB5 min

5.1 Syntax

fxStructured References

Reference toàn bộ column

=SUM(SalesData[Revenue])

Reference current row

=[@Revenue] * [@Quantity]

Reference header

=SalesData[[#Headers],[Revenue]]

Reference totals

=SalesData[[#Totals],[Revenue]]

Reference entire table

=SalesData

Multiple columns

=SalesData[[Revenue]:[Cost]]

5.2 So sánh với Cell References

fxStructured vs Cell References

Normal reference

=SUM($C$2:$C$100)Hết 100 rows → sai ❌

=D2*E2Copy xuống → đúng

Structured reference

=SUM(SalesData[Revenue])Auto-expand → luôn đúng ✅

=[@Price]*[@Quantity]Rõ nghĩa, auto-copy ✅

5.3 Calculated Columns

fxCalculated Columns

Thêm calculated column

=[@Revenue]-[@Cost]Type vào header "Profit"

→ Excel tự điền formula cho all rows!

SUMIF với table

=SUMIF(SalesData[Region], "North", SalesData[Revenue])

Checkpoint

Structured References: [@Column] cho current row, Table[Column] cho toàn cột. Auto-expand, dễ đọc, không bao giờ sai range. Bạn đã viết formula với structured refs chưa?

Task 5

🔀 6. Tables + PivotTables & Data Model

TB5 min

6.1 Table → PivotTable

fxTable + PivotTable

Mối quan hệ tuyệt vời

1. Data trong Table → Auto-expand

2. Create PivotTable từ Table

3. Thêm data mới vào Table

4. PivotTable Refresh → Tự include data mới!

So với Normal Range

Normal: Thêm data → Change PT source → Refresh

Table: Thêm data → Refresh → Done! ✅

6.2 Data Model

Multiple Tables + Relationships = Data Model

📦Orders

ID	ProductID
1	P001
2	P002

🔗 Key

ProductID

💻Products

ProductID	Name
P001	Laptop
P002	Phone

Relationship

✅Joined Result

ID	ProductID	Name
1	P001	Laptop
2	P002	Phone

Data → Relationships → Create Relationship → PivotTable từ Data Model = Cross-table analysis

Data Model cho phép PivotTable sử dụng data từ nhiều tables cùng lúc — không cần VLOOKUP nối trước. Đây là bước đầu tiến vào Power Pivot!

Checkpoint

Table + PivotTable = auto-update khi thêm data. Data Model = multiple tables với relationships → cross-table PivotTable. Chuẩn bị cho Power Pivot! Bạn đã thử chưa?

Task 6

⚖️ 7. Named Ranges vs Tables

TB5 min

Khi nào dùng gì?

Scenario	Named Range	Table
Constants (Tax Rate)	✅	❌
Data entry tables	❌	✅
Formula readability	✅	✅
Auto-expand	Cần OFFSET	✅ Built-in
Multiple sheets	✅	✅
Data validation lists	✅	✅
PivotTable source	OK	✅ Better

Best Practice: Dùng Tables cho data + Named Ranges cho constants

Checkpoint

Named Ranges cho constants và cross-sheet references. Tables cho data sets cần auto-expand. Best practice: dùng cả hai — Tables cho data, Named Ranges cho constants. Bạn đã áp dụng chưa?

Task 7

🏋️ 8. Thực hành

TB5 min

Thực hành trên Excel

Kết hợp Named Ranges, Tables, và Structured References trong cùng workbook!

Exercise 1: Convert to Tables

Mở file sales data từ bài trước
Convert data range thành Table (Ctrl + T)
Rename table: "SalesData"
Thêm Total Row: Sum Revenue, Avg Quantity
Thêm 5 rows mới → Verify auto-expand

Exercise 2: Structured References

Thêm calculated columns vào table:

💡 Xem đáp án

Profit = [@Revenue] - [@Cost]

Margin = [@Profit] / [@Revenue]

Status = IF([@Margin]>0.3, "High", IF([@Margin]>0.15, "Medium", "Low"))

Exercise 3: Named Range System

Tạo system cho report:

Named Range: Tax_Rate = 10%
Named Range: Discount_Rate = 5%
Named Range: RegionList = North, South, East, West
Use trong: =[@Revenue] * (1 - Discount_Rate) * (1 + Tax_Rate)

Checkpoint

Bạn đã tạo được Table với structured references và Named Ranges cho constants chưa? Thử kết hợp cả hai: =[@Revenue] * (1 - Discount_Rate) * (1 + Tax_Rate) phải hoạt động!

Task 8

� 9. Tổng Kết

TB5 min

Kiến thức đã học

Chủ đề	Nội dung chính	Tầm quan trọng
Named Ranges	Tạo, quản lý, dynamic OFFSET	Formula readability
Excel Tables	Auto-expand, format, total row	Data management
Structured Refs	[@Column], Table[Column]	Modern formulas
Tables + PivotTable	Auto-update data source	Workflow efficiency
Data Model	Relationships between tables	Advanced analysis
Best Practices	Tables cho data, Names cho constants	Professional Excel

Câu hỏi tự kiểm tra

Named Range khác Table structured reference thế nào?
OFFSET dùng để tạo dynamic range như thế nào?
Khi nào nên dùng Table thay vì Named Range?
Data Model dùng để làm gì?

Bài tiếp theo: Power Query Basics — Import, clean, transform data tự động

Key Takeaways:

Named Ranges giúp formula dễ đọc hơn, dynamic OFFSET cho auto-expand
Excel Tables (Ctrl+T) tự mở rộng, auto-format, có total row
Structured References ([@Column], Table[Column]) — modern formulas
Tables + PivotTable auto-update data source — workflow efficiency
Tables cho data, Named Ranges cho constants — best practice

Task 9